PENGERTIAN PERENCANAAN (planning)

 Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa:planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.”
  
 1. Batasan Perencanaan.

          Menurut Newman perencanaan " (planning) is deciding in advance what is to be done". Sedangkan menurut A.Allen " planning is the determination of a course of action to achieve a desired result." Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

2. Unsur Perencanaan 

•   Tindakan apa yang harus dikerjakan

• . Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

• Dimana tindakan tersebut dilakukan

• Kapan tindakan tersebut dilakukan

• Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

• Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

3. Proses Pembuatan Rencana

•  Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

•  Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

• Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

• Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

4. Siapa Saja Yang Membuat Rencana

•  Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

•  Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

• Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan – Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

5. Bentuk-bentuk Perencanaa

•  Recana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. – Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi – Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi 2. Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu : 1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan 2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. 3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3. Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. – Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. – Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang

ORGANISTATION (ORGANISASI)

1. TEORI ORGANISASI

 

           Pengorganisasian adalah "merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi."

Dibawah ini merupakan tentang perkembangan teori organisasi:
 
1.TEORI ORGANISASI KLASIK :

"Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas."

2.TEORI NEOKLASIK :

 "Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”. "

3.TEORI MODERN :

" berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan."
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. 
2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

• ORGANISASI FUNGSIONAL

Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

•   ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

•   ORGANISASI KOMITE

Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.

• ORGANISASI GARIS DAN STAFF

Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.

•   ORGANISASI MATRIX

Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

  3. Pengertian Departementasi

     Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.

macam-macam bentuk Departementasi :

                                              1. Departementasi Fungsional

          Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

                                                  2. Departementasi Devisional

        Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a. Struktur Organisasi Proyek  

Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
b. Struktur Organisasi Matriks 
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenan

PENGERTIAN PENGAWASAN(CONTROLING)

         Controling(Pengawasan) merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Sebagai salah satu fungsi manajemen, mekanisme pengawasan di dalam suatu organisasi memang mutlak diperlukan. Pelaksanaan suatu rencana atau program tanpa diiringi dengan suatu sistem pengawasan yang baik dan berkesinambungan, jelas akan mengakibatkan lambatnya atau bahkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.
Istilah pengawasan dalam bahasa Inggris disebut controlling, yang oleh Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa: “… the modern concept of control … provides a historical record of what has happened … and provides date the enable the … executive … to take corrective steps …”. Hal ini berarti bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan. More (dalam Winardi, 2000:226) menyatakan bahwa: “… there’s many a slip between giving works, assignments to men and carrying them out. Get reports of what is being done, compare it with what ought to be done, and do something about it if the two aren’t the same.
Sedangkan menurut Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) yang mengatakan bahwa  pada pokoknya controlling atau pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sementara berkaitan dengan tujuan pengawasan, Maman Ukas (2004:337) mengemukakan:

1. Mensuplai pegawai-pegawai manajemen dengan informasi-informasi yang tepat, teliti dan lengkap tentang apa yang akan dilaksanakan.
2. Memberi kesempatan pada pegawai dalam meramalkan rintangan-rintangan yang akan mengganggu produktivitas kerja secara teliti dan mengambil langkah­-langkah yang tepat untuk menghapuskan atau mengurangi gangguan-gangguan yang terjadi.
3. Setelah kedua hal di atas telah dilaksanakan, kemudian para pegawai dapat membawa kepada langkah terakhir dalam mencapai produktivitas kerja yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari pada hasil-hasil yang diharapkan.

Sedangkan Situmorang dan Juhir (1994:26) mengatakan bahwa tujuan pengawasan adalah :

1. Agar terciptanya aparat yang bersih dan berwibawa yang didukung oleh suatu sistem manajemen pemerintah yang berdaya guna (dan berhasil guna serta ditunjang oleh partisipasi masyarakat yang konstruksi dan terkendali dalam wujud pengawasan masyarakat (kontrol sosial) yang obyektif, sehat dan bertanggung jawab.
2. Agar terselenggaranya tertib administrasi di lingkungan aparat pemerintah, tumbuhnya disiplin kerja yang sehat.
3. Agar adanya keluasan dalam melaksanakan tugas, fungsi atau kegiatan, tumbuhnya budaya malu dalam diri masing?masing aparat, rasa bersalah dan rasa berdosa yang lebih mendalam untuk berbuat hal-hal yang tercela terhadap masyarakat dan ajaran agama

PENGERTIAN ACTUATING(PENGARAHAN)

1. PENGERTIAN ACTUATING(PENGARAHAN)

• Pengarahan adalah suatu tindakan yang  penjelasan,pertimbangan dan bimbingan kepada petugas yang terlibat agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar.

• menurut kamus lengkap bahasa indonesia "Pengarahan yaitu memberi petunjuk dan menjelaskan tugas secara rinci agar dapat terselesaikan dengan baik."

• menurut DASAR-DASAR MENEJEMEN "Pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan kualitas."

• menurut KAMUS KOMPETISI  "Pengarahan adalah keinginan untuk membuat orang lainuntuk mengikuti keinginannya."

• menurut SAURE DAN DLAINMER,Pengarahan merupakan petunjuk untuk melaksanakan sesuatu,atau perintah resmi seseorang pimpinan kepada bawahannya berupa petunjuk untuk melaksanakan sesuatu.

Fungsi  pengarahan  atau penggerakkan  (actuating)  yang  dikemukakan  oleh George R. Terry, para ahli lain mengemukakannya dengan istilah berbeda walaupun maksudnya sama, misalnya  directing,  leading,  commanding,  dan motivating.    Perbedaannya  sebenarnya  hanya  terletak  pada  “kesan”  saja,

misalnya :

        1.  Istilah actuating, berarti menggerakkan dari belakang.

        2.  Istilah  commanding  dan  leading,  berarti  pemimpin  berada  ”di  atas”  dan tidak  ikutserta

             mengamati  pelaksanaan,  karena  terlalu  jauh  dari bawahan. 

        3.  Istilah directing, berarti pemimpin berada di samping bawahan sehingga tidak jelas peranannya 

             dalam pelaksanaan. 

        4.  Istilah  motivating,  berarti  pemimpin  berada  di  tengah-tengah  bawahan,dan  dengan  demikian 

             dapat  memberikan  bimbingan,  perintah,  nasihat, dan koreksi jika diperlukan. 

 Menurut    Siagian,  istilah  motivating  sudah  mencakup  adanya  usaha  mensinkronkan  tujuan  organisasi  dengan  tujuan-tujuan  pribadi  para  anggota organisasi.   Para bawahan pelaksana dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan  beberapa  macam  perangsang,  karena  sebagai  manusia  mereka

mempunyai dua macam kebutuhan pokok, yaitu kebutuhan yang berbentuk materi, dan yang nonmateri.  Kebutuhan-kebutuhan ini perlu mendapat perhatian  pemimpin  organisasi,  dan  yang  sangat  mendasar  adalah  dengan cara pemberian motivasi dalam mengarahkan/menggerakkan mereka. 

     

 2. PENDAPAT PARA AHLI TENTANG PENGARAHAN(ACTUATING)

        

Berkaitan dengan pengertian pengarahan/penggerakkan, berikut  ini adalah beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli : 

1.  George R. Terry :

“Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strike to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning  and  organizing  effort.”(Pengarahan  adalah  membuat  semua anggota  kelompok  agar  mau  bekerjasama  dan  bekerja  secara  ikhlas

serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian). 

2.  Harold Koontz & Cyril O’Donnel : 

“Directing  and  leading  are  the interpersonal aspec of  commanding by which subordinate are  led  to understand  and contribute  effectively and   efficiency  to  the  attainment  of  enterprise objectives.”    (Pengarahan adalah  hubungan  antara  aspek-aspek  individual  yang  ditimbulkan  oleh

adanya  pengaturan  terhadap  bawahan-bawahan  untuk  dapat  dipahami dan  pembagian  pekerjaan  yang  efektif  untuk  tujuan  perusahaan  yang nyata). 

3.  Malayu Hasibuan (2004:183) :

“Pengarahan  adalah  mengarahkan  semua  karyawan  agar  mau  bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.” 

4.  Siagian (1996:128) : 

“Penggerakkan (motivating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja  kepada  para  bawahan  sedemikian  rupa  sehingga  mereka  mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.” 

B.  MOTIVASI DAN FUNGSI PENGARAHAN

 

Berbicara  pengarahan/penggerakkan  dalam  manajemen,  tidak  dapat  dilepaskan dengan masalah motivasi.  Berikut ini teori motivasi dan tingkah laku manusia yang diberikan oleh para ahli.Menurut    Abraham  H.  Maslow,    terdapat  lima  tingkat  kebutuhan  dasar manusia (five hierarchy of needs), yaitu : 

         1.  Kebutuhan  yang  bersifat  fisiologi  (physiological  needs)  :  Rasa  lapar, 

              haus, sex, tidur, sandang, pangan, papan, dsb. 

         2.  Kebutuhan  keamanan  (safety  needs)  :  Keselamatan  dan  perlindungan 

              atas adanya ancaman, perampasan, pembunuhan, perkosaan, atau pun

              pemecatan dari pekerjaan, dsb. 

         3.  Kebutuhan  sosial/cinta  kasih  (social/belongingness  and  love  needs)  : 

              Rasa cinta dan kepuasan dalam menjalin hubungan dengan orang lain,

              kepuasan  dan  perasaan memiliki  serta diterima dalam  suatu  kelompok,

              rasa kekeluargaan, persahabatan, dan kasih sayang, dsb. 

         4.  Kebutuhan akan prestise (esteem needs) : Status/kedudukan, kehormatan diri, reputasi.

         

         5.  Kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja (self actualization) : Pemenuhan diri untuk   

              mempergunakan potensi diri, ekspresi diri, pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas,dan

              melakukan apa yang dianggap paling cocok, serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri, dsb. 

Untuk menyempurnakan teori Maslow,  Clayton Alderfer  mengemukakan teori  ERG  (Existence-Relatedness-Growth  needs),  yaitu  tiga  kelompok kebutuhan utama : 

          1.  Kebutuhan  Eksisten  (Existence  Needs)  yang  mencakup  physiological 

               dan safety needs dari Maslow. 

          2.  Kebutuhan  akan  afiliasi  (Relatedness  Needs)  yang  mencakup  interpersonal  relationship,

               dan social  relationship.Kebutuhan  ini  berkaitan dengan loved needs dan esteem needs dari    

               Maslow

          3.  Kebutuhan  dan  kemajuan  (Growth  Needs)  yang  merupakan  keinginan intrinsik dalam diri                                                              

               seseorang untuk  maju  atau  meningkatkan  kemampuan pribadinya.

Pengarahan  atau  penggerakkan  semestinya  dilakukan  dengan  cara persuasif,  tidak  semata-mata  dengan  perintah  atau  komando.  Cara  mana yang  dianggap  paling  baik  tentu  harus  disesuaikan  dengan  situasi  dan kondisi. 

Pokok masalah yang harus dipelajari dari fungsi pengarahan/penggerakkan adalah : 

1.  Tingkah laku manusia  (human behavior).

2.  Hubungan manusia  (human relations).